Rabu, 23 November 2011

Sistem Informasi Manajemen


SISTEM INFORMASI MANAJEMEN




KELOMPOK 7 :
SYAFRIZAL BARUS (090304030)
ARIANTY LEDIANA DAMANIK (090304036)
FRITZ MESAKH TARIGAN (090304037)
MEIDIANTA GINTING (090304097)
SRI RIZKY AMALYA M (090304111)
YAHYA GUNAWAN PELAWI (090304125)







SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
            Sistem informasi manajemen merupakan kalimat yang terbentuk dari tiga buah kata, yaitu sistem, informasi dan manajemen. Dalam masing – masing pengertian, sistem mempunyai arti, yaitu kumpulan kegiatan maupun sekumpulan daripada subsistem yang saling bekerjasama atau saling mempengaruhi dengan menggunakan suatu cara-cara tertentu, yang bertujuan untuk membentuk suatu kesatuan dalam melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai satu tujuan. Sedangkan informasi mempunyai arti suatu bahan pertimbangan mengenai kejadian maupun fakta yang menggunakan sekumpulan lambang-lambang yang beraturan yang menunjukkan jumlah, tindakan maupun suatu hal. Dan pengertian manajemen adalah kemampuan dalam mengatur, mengelola, mengorganisasikan, dan mengendalikan serta mengevaluasi sesuatu untuk mencapai hasil yang diinginkan melalui pemanfaatan yang efektif atas sumber daya yang tersedia.
            Dari ketiga pengertian tersebut kita dapat menarik kesimpulan mengenai pengertian apa itu Sistem Informasi Manajemen. Sistem informasi manajemen merupakan suatu ataupun seperangkat kegiatan ataupun kumpulan dari mesin/peralatan yang mempunyai hubungan ataupun saling berkaitan yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi serta memproses, menyimpan serta menyebarkan informasi tersebut dalam melakukan pengambilan suatu keputusan serta pengawasan dalam kegiatan organisasi dengan menggunakan teknologi komputerisasi.
            Dengan adanya sistem informasi manajemen suatu pekerjaan itu akan lebih terstruktur, sehingga masing – masing bagian akan lebih mudah untuk melakukan pekerjaannya dan menghasilkan suat output yang lebih tepat bagi perkembangan perusahaan tersebut. Di dalam setiap kegiatannya, semua bagian membutuhkan suatu informasi yang lebih sistematis mulai dari pemimpin perusahaan hingga bagian terbawah.  Dari buku yang saya baca sistem informasi manajemen (SIM) merupakan salah satu dari lima subsistem utama dari CBIS (Computer Based Information System) yang mana tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi umum di dalam perusahaan ataupun dalam sub unit – sub unit organisasi perusahaan. Semua bagian sistem informasi dapat dipandang sebagai suatu sistem dari berbagai subsistem input, database, dan output. Dapat disimpulkan sistem informasi manajemen merupakan tolak ukur dari para pengusaha yang menginginkan supaya komputer dapat tersedia untuk memecahkan semua permasalahan perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen mempunyai manfaat, yaitu informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna, maka harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat dan  keputusan yang diambil. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Informasi  dalam sebuah perusahaan sangat penting. Jika  sebuah perusahaan kurang mendapatkan informasi, maka perusahaan akan kurang memiliki kemampuan dalam mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan akan terganggu sehingga dapat mengakibatkan perusahaan tersebut akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Innformasi yang disediakan bagi manajemen  sangat bermanfaat dalam mengambil keputusan
Teknologi tidak membebani para manajer dengan tugas- tugas administratif lagi. Dengan menggunakan teknologi untuk menghilangkan gangguan-gangguan yang tidak perlu pada komunikasi antara manajer dan pihak lain, teknologi telah membuat manajer menjadi jauh lebih efisien. Dewasa ini para manajer dapat dengan cepat berkomunikasi melalui e-mail, dan daftar distribusi daripada mendikte sebuah memo, meminta orang lain yang mengetiknya, memeriksa kesalahan di memo tersebut, dan terakhir mengirimkan memo tersebut yang telah diperbaiki ke pihak lain. Output informasi yang dihasilkan akan digunakan oleh pihak-pihak yang akan memecahkan masalah ( baik manajer maupun kalangan professional) dalam mengambil keputusan guna memecahkan masalah perusahaan.
Disamping itu sistem informasi manajemen dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1.      Dapat meningkatkan keterhubungan dengan dunia luar sehingga hal-hal yang dibutuhkan dapat diperoleh secara tepat dan kebenaran data nya dapat dipercaya.
2.      Dapat memberikan jaminan akan ketersediaan kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis
3.      Mampu mengumpulkan data dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan
4.      Dapat memproses data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen
5.      Dalam proses perencanaan dapat diperoleh hasil yang terbentuk secara efektif.  Perencanaan adalah proses yang penting bagi bisnis. Namun apapun perencanaan yang akan dibuat maka tentunya diperlukan dukungan informasi yang memadai dalam melaksanakannya.Jika tidak maka perencanaan tersebut dapat kehilangan arah dan tidak mencapai sasarannya karena kesalah informasi yang menjadi basisnya
6.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
7.      Dapat digunakan sebagai acuan dalam menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi
8.      Memanajemen data-data ke dalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan
9.      Melakukan control yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan dapat terjaga
10.  Dapat mengantisipasi dan memahami konsekuensi –konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
11.  Bagi organisasi yang menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan dari hasil dari penggunaannya. Dalam pengurangan biaya dihubungkan dengan pengurangan penggunaan sumberdaya manusia yang dilibatkan dalam bisnis misalnya dalam proses pencatatan transaksi keuangan sebelumnyaa dibutuhkan lima orang maka dengan adanya bantuan sistem informasi dapat dikerjakan oleh 1 orang saja. , pengurangan biaya operasional seperti pengurangan pasokan, barang dalam gudang, pengurangan biaya pemeliharaan.
12.  Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
13.  Dapat dijadikan sebagai pelengkap komunikasi dan bukan sebagai pengganti, karena sistem ini tidak akan menggantikan menggantikan semua komunikasi interpersonal yang tradisional, percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
14.  Menyedikan informasi yang dapat digunakan dalam manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengontrol aktivitas. Peningkatan mutu pengendalian dan pengawasan.Dengan sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik maka setiap aktivitas di dalam lingkungan bisnis dapat terus-menerus dipantau.Pemantauan tersebut tentunya berdampak pada peningkatan pengendalian atas setiap prosedur dan kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan
15.  Bagi perusahaan sisten informasi digunakan untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia
16.  Untuk mengetahui masalah yang dialami perusahaan, menyelesaikan masalah dan mengevaluasi kinerja.
Sistem informasi yang pada sebuah perusahaan digunakan secara cepat dan akurat akan berkembang dengan pesat. Sebaiknya semakin besar sebuah perusahaan maka sistem informasi yang digunakan semakin kompleks karena data yang diolah semakin banyak dan bervariasi. Dalam manajemen informasi sangat dibutuhkan dalam menjalankan tugas dan fungsi-fungsi manajemen. Sehingga keberhasilan manajemen sangat ditentukan oleh ketepatan informasi yang disajikan dalam bentuk laporan, dimana laporan tersebut harus dapat member manfaat secara optimal dan tidak menyesatkan bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Komponen dasar dari sistem informasi manajemen untuk pengambilan keputusan diperoleh baik dari sumber intern maupun sumber ekstern. Informasi yang relevan harus diidentifikasi, dan digunakan untuk pembuatan keputusan. Efek dari keputusan, baik terhadap lingkungan (luar) maupun terhadap organisasi (intern) itu sendiri, lalu dibandingkan dengan standarnya yang telah ditetapkan (harapan terpecahkan masalahnya). Apabila perlu, tindakan pembetulan diambil dalam tingkat pembuatan keputusan atau tingkat sumber informasi.
Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan - masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE). Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen.
Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keen dari Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan atau keputusan yang harus dibuat oleh manajer. Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaitu Otomatisasi Kantor (office automation - OA), yang memberikan fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik.
Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa diprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia. Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah Expert Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai spesialis dalam area tertentu. Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI merupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakan komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Dengan semakin berkembangnya sistem informasi manajemen maka bukan hanya manajer saja yang memperoleh kemudahan, namun juga pekerja – pekerja maupun staf ahli serta pengguna yang berada diluar lembaga maupun institusi tersebut  akan memperoleh manfaatnya. Jadi SIM bukanlah sistem yang tujuannya memproduksi informasi manajemen terhadap penggunanya, namun SIM merupakan sistem yang memproduksi informasi yang membantu dalam memecahkan permasalahan.
Contoh kasus dari Sistem informasi manajemen adalah :
Sistem informasi manajemen aset pada  PT. Ciptakridatama. Dalam mengelola asetnya, perusahaan ini belum memiliki sistem yang terintegrasi. Dalam mengelola permintaan asetnya perusahaan ini masih menggunakan dokumen yang harus ditandatangani oleh manajemen dan dokumen tersebut disimpan dalam file. Hal ini dirasakan kurang mengakomodasi kepentingan perusahaan karena penelusuran permintaan aset lebih sulit dan proses dokumen lebih lama. Untuk mengatasi hal ini PT.Ciptakridatama berusaha untuk membuat suatu sistem untuk manajemen aset terintegrasi yang meliputi permintaan aset, persetujuan permintaan, pembelian, register aset, pengiriman aset, dan penerimaan aset.
Rancangan sistem ini diharapkan dapat melengkapi berbagai kekurangan pada sistem yang lama diantaranya yaitu sistem yang terintegrasi mulai dari permintaan, persetujuan, pembelian, register, pengiriman dan penerimaan aset sehingga memudahkan dalam penelusuran suatu aset. Dan cara perusahaan ini membuat agar sistem informasi manajemen asetnya lebih terintegrasi adalah :
1. Pembuatan user dan pengaturan approval oleh administrator.
2. Pembuatan dokumen permintaan atau pemindahan aset oleh user.
3. Penentuan strategi pengadaan barang oleh aset manager.
4. Persetujuan dari manajemen perusahaan.
5. Proses register aset oleh aset administrasi.
6. Pengiriman barang oleh aset administrasi.
7. Proses penerimaan barang oleh pemohon.
Pembuatan dokumen dilakukan oleh user dan dokumen yang sudah dibuatakan diteruskan prosesnya kecuali tidak disetujui oleh salah satu manajemen. Setelah proses pembuatan dilakukan proses selanjutnya ialah proses penentuan strategi pengadaan dan persetujuan dari pihak manajemen. Penentuan strategi pengadaan akan menentukan jumlah pihak yang harus menyetujui di level manajemen. Misalnya pembelian aset dengan total nilai diatas sepuluh juta rupiah, persetujuan akan melalui direktur.
            Dengan sistem informasi manajemen yang telah dibuat, penelusuran dan pembuatan aset semakin lebih cepat, mudah dan lengkap.